Conduzir reuniões mais produtivas com a equipe interna ou com clientes muitas vezes torna-se um desafio nas organizações. Reuniões acabaram ganhando uma péssima fama entre os colaboradores ou entre os clientes por serem longas e cansativas.
Principalmente em ambientes criativos como escritórios de arquitetura, descobrir que você será obrigado a passar algumas horas em uma sala de reuniões nem sempre costuma ser uma ideia agradável. No entanto, não deveria ser assim: reuniões são uma ótima oportunidade para as pessoas trocarem opiniões, conhecerem novos pontos de vista, colaborarem e chegarem a novas ideias e conceitos.
A Proa segue alguns passos que melhoraram significativamente a eficiência das reuniões:
Definir previamente uma pauta de assuntos. O que será discutido e quais problemas se pretende resolver. Somente colocar em pauta assuntos que não podem ser resolvidos por e-mail ou por telefone, por exemplo.
Durante a reunião procurar não fugir do conteúdo programado; Definir previamente quem são as pessoas que realmente precisam participar da reunião. Reuniões com um menor número de envolvidos tendem a ser mais produtivas; Certificar-se de que as discussões estão produzindo resultados; Anotar os resultados criando uma ata do que foi definido e dos itens que ainda estão em aberto. É importante nesta etapa definir quem são os responsáveis por resolver cada item.
Concluir a reunião revisando tudo o que foi combinado e definindo prazos para conclusão das atividades propostas.
Por, Lua Trento
Engenheira Civil
Proa Arquitetura Integrada